Wie moet je uitnodigen op je doctoraatsverdediging? Zo stel je een complete gastenlijst samen

Bij een trouwfeest is het over het algemeen snel duidelijk welke mensen je een uitnodiging kunt sturen. Meestal vallen de genodigden onder de categorie ‘familie’, ‘vrienden’, en eventueel ‘collega’s’. Op het internet zijn er honderden lijstjes te vinden die je helpen een selectie te maken in de genodigden op jullie bijzondere dag. Maar wat als je een formele gebeurtenis organiseert van een totaal andere orde? Een doctoraatsverdediging, om meer precies te zijn. De genodigdencategorieën zijn daar toch anders dan bij persoonlijke formele gebeurtenissen, en het internet schiet je niet ten hulp bij het maken van je selectie. Behalve Work in Heels natuurlijk. Ik laat je niet in de steek!

Openbare doctoraatsverdediging

Een doctoraatsverdediging is in principe openbaar. Iedereen mag dus komen luisteren hoe jij jouw onderzoek uiteen zet, en een antwoord geeft op de vragen die de jury op je afvuurt. Toch zal je actief uitnodigingen moeten verspreiden, als je wilt dat er voldoende supporters op je verdediging aanwezig zijn. Maar wie stuur je in hemelsnaam zelf een uitnodiging?

Alles hangt natuurlijk af van jouw voorkeuren. Om je te helpen een selectie te maken, geef ik een aantal categorieën van personen die je kunt uitnodigen voor je verdediging.

Uitnodigingen doctoraatsverdediging:
de gastenlijst

Partner

Heb je een partner, dan zal die ongetwijfeld op je doctoraatsverdediging aanwezig willen zijn. Niemand weet immers zo goed als hij/zij hoe hard jij hebt gezwoegd om te staan waar je nu staat. Een gevalletje ‘vanzelfsprekend’ dus.

Ouders

De kans is groot dat je ouders (en eventueel stiefouders) al jarenlang jouw grootste supporters zijn. Die dag zullen ze niet willen missen!

Familie

Heb je broers of zussen, dan horen zij ook zeker op de gastenlijst thuis. Ik ben er zeker van dat een blik op je broer of zus net is wat je nodig hebt als je eventjes uit het veld geslagen bent door een pittige vraag van de jury. Hij of zij gelooft onvoorwaardelijk in jou!

Heb je nonkels, tantes, neven of nichten die ook geïnteresseerd zijn in jouw verdediging? Zet ze dan ook gerust op de gastenlijst. Een doctoraatsverdediging maak je niet elke dag mee, dus wie weet vinden ze het wel leuk om getuige te zijn van die bijzondere gebeurtenis in jouw leven.

Schoonfamilie

Net als je eigen familie, kan je schoonfamilie ook betrokken zijn bij het pad dat je hebt afgelegd, of simpelweg geïnteresseerd zijn in je onderzoek. Stuur ze gerust een uitnodiging als je denkt dat dat het geval is!

Vrienden

Sommige vrienden zijn van alle belangrijke mijlpalen in je doctoraat op de hoogte. Andere vrienden hebben het proces meer van een afstand gevolgd. Vast staat wel dat je zonder je vrienden bijlange na geen zo’n bloeiend sociaal leven zou hebben. Een leven naast je doctoraat is heel belangrijk om het op een gezonde manier vol te kunnen houden. Maak ze daarom deelgenoot van deze bijzondere dag. Het is sowieso erg speciaal als ze jou eens van jouw professionele kant kunnen zien.

Collega’s

Je collega’s zijn meestal automatisch op de hoogte van de op til zijnde doctoraatsverdedigingen. Verzeker je ervan dat zij uitgenodigd zijn op je doctoraatsverdediging, want zij weten als geen ander hoe belangrijk en zenuwslopend dat moment is. Het is de bekroning op vele jaren werk, en zij begrijpen perfect hoe dat geweest is. Een groot deel van het publiek zal normaal gezien bestaan uit collega’s uit je onderzoeksgroep, wat tegelijk vertrouwd en heel leuk is.

Collega’s buiten de onderzoeksgroep

Binnen je doctoraat heb je misschien samengewerkt met mensen buiten je onderzoeksgroep. Deze mensen zijn meestal erg geïnteresseerd in je onderwerp, en mogen niet ontbreken op je gastenlijst. Ook als je ondertussen aan een nieuwe job gestart bent, kan je geïnteresseerde nieuwe collega’s uitnodigen.

Mentoren

Sommige mensen hebben een positieve invloed gehad op je carrière of leven, en betrek je graag bij deze feestelijke gebeurtenis. Misschien heb je een oud-leerkracht die je erg graag wilt uitnodigen? Of misschien heeft je thesisbegeleider je wel warm gemaakt om te doctoreren? Of misschien was je zo gelukkig om een leuke stageplaats te hebben met mensen die nu nog steeds geïnteresseerd zijn in je doen en laten? De categorie ‘mentoren’ kan je breed interpreteren. Denk even na, en je krijgt vast enkele goede ideeën voor je gastenlijst.

Bron afbeelding: Pexels

Wanneer gastenlijst maken?

Idealiter stel je je gastenlijst een paar maanden voor je verdediging al samen. Stel dat je toch iemand over het hoofd ziet, heb je nog tijd genoeg om die persoon toe te voegen aan je lijst. Maak een Word- of Excel-bestand aan met alle namen en mailadressen, zodat je op le moment suprême geen grote zoektocht meer op poten moet zetten. Het tijdig aanleggen van een gastenlijst, stelt je ook in staat om een save the date te maken voor het selecte groepje mensen dat echt niet mag ontbreken op je verdediging.

Save the date

De officiële uitnodiging die je vanuit de Universiteit verstuurt, kan je natuurlijk pas verspreiden als de jury je toestemming heeft gegeven om te verdedigen. Toch is het handig als je een aantal mensen die je er absoluut bij wilt hebben vroeger op de hoogte stelt. Mensen moeten de tijd hebben om verlof in te plannen, een oppas te regelen, een feestoutfit te zoeken (grapje),… Ik raad daarom aan om al een ‘save the date’ te maken die je bijvoorbeeld verstuurt naar je dichtste vrienden en familie. Als je groen licht krijgt om te verdedigen, ben je dan tenminste zeker dat zij erbij kunnen zijn.

Groen licht om te verdedigen

Eens je groen licht hebt gekregen om te verdedigen, kan je de officiële uitnodiging de wereld insturen. Open je zorgvuldig samengestelde gastenlijst, en verstuur je uitnodiging met gepaste trots!