Productief blijven zonder burn-out? Deze werkmethode bewaakt je mentale gezondheid

Een gelukkig en productief leven

Een gelukkig leven en een productief leven zijn niet dezelfde dingen. Het een kan perfect zonder het andere bestaan. Toch is het fijn als je beide zaken kan combineren. Een gevoel van geluk kan versterkt worden door je competent en productief te voelen, en je productiviteit kan ook vooruitgaan doordat je je over het algemeen goed in je vel voelt.

Helaas ligt de focus tegenwoordig nogal eenzijdig op productiviteit en presteren. Je bent pas een toegewijde werknemer als je na je werkuren nog ’s avonds je mail beantwoordt, en als ondernemer ben je pas geslaagd als je familiale leven eronder lijdt. Dit maakt mensen natuurlijk ongelukkig, en is op termijn het ideale recept voor een burn-out. Bovendien lijken je inspanningen nooit genoeg te zijn, waardoor je een gevoel van onmacht en onhaalbaarheid kan krijgen als het op je professionele doelen aankomt.

Gelukkig is het mogelijk om je doelen te behalen zonder jezelf daarbij onderweg te verliezen. In dit artikel leg ik een methode uit die je kan helpen om deze noodzakelijke balans te vinden. Zo bewaar je het overzicht:

1. Identificeer wat je belangrijk vindt
2. Ken een kleurcode toe aan je belangrijke doelen
3. Maak gebruik van een planner om het overzicht te bewaren

Wat vind je belangrijk?

Voordat je beslist om alle doelen te behalen, is het belangrijk om te bepalen welke doelen dit dan precies zijn. Zorg er zeker voor dat je zowel werkdoelen, als privé-doelen opneemt. En ja, gezond zijn is ook een doel!

Maak gebruik van een matrix

Een goede methode is om gebruik te maken van een matrix. Bij het bepalen van kleinere taken gebruik ik de matrix van Eisenhower. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen belangrijke en niet-belangrijke taken, en urgente en niet-urgente taken. Bepaal tot welke categorie jouw taak hoort, en plaats het in het juiste vakje van de matrix. Nu weet je meteen wat je ermee kan doen.

Maar als het gaat om het selecteren van levensdoelen, komt de Purpuz Matrix van Clen Verkleij heel goed van pas. Die is een beetje opgebouwd volgens hetzelfde principe als de Eisenhower-matrix, maar maakt naast belangrijke (wil ik heel graag) en niet-belangrijke doelen (wil ik wel, maar minder graag), onderscheid tussen doelen waar je energie van krijgt en doelen waar je geen energie van krijgt.

Een voorbeeld

Wil ik graag en geeft energie: mijn onderneming uitbouwen.
Hiervoor dien je dus alle stappen te ondernemen. Maak hier je prioriteit van.

Wil ik graag en geeft me geen energie: een proper huis hebben.
Dit kan je uitbesteden door gebruik te maken van de diensten van een poetshulp.

Wil ik minder graag en geeft me energie: een boek schrijven.
Dit kan je nog steeds doen, maar je kan bijvoorbeeld testen in welke mate je hier ruimte voor kan vrijmaken.

Wil ik minder graag en geeft me geen energie: de teambuilding organiseren.
Dit doel kan je maar beter laten varen, als je dit alleen uit verplichting doet, en het je geen energie geeft. Een mens kan niet àlles doen.

De Purpuz Matrix vind je terug in de Purpuz Planner, en is een uitstekende start om verder te gaan met je plan om een gelukkig en productief leven vorm te geven.

De Purpuz Planner: verkrijgbaar in het grijs en in het roze.

Het systeem van de kleurcodes

Nadat ik mijn belangrijke doelen heb geïdentificeerd waar ik ook energie van krijg, ken ik elk doel een kleur toe. Dit zijn mijn kleurcodes:

Roze = werkgerelateerde doelen

Geel = blogdoelen

Blauw = gezonde geest in een gezond lichaam

Groen = leuke, nieuwe en ontspannende dingen doen

Alle activiteiten die er deze week gepland staan, dragen op één of andere manier bij aan deze hoofddoelen. Bij het inplannen markeer ik mijn taken in het kleur dat bij dit overkoepelende doel past. Aan een paper werken krijgt bijvoorbeeld een roze kleur, terwijl foto’s maken voor een artikel een gele kleur krijgt. Sport en meditatie krijgen bijvoorbeeld een blauwe kleur, en gezellige etentjes, workshops, en bezoekjes aan vrienden een groene kleur. Dit zijn uiteraard slechts voorbeelden van activiteiten die kunnen bijdragen aan een van de hoofddoelen. Welke doelen je hebt, en welke activiteiten je daarvoor uitvoert zal verschillen van persoon tot persoon.

Naast de bovenstaande kleurcodes heb ik ook een kleur voor taakjes die ik moet doen maar minder rechtstreeks bijdragen tot belangrijke doelen. Dit doe ik heel bewust, omdat je anders het gevoel kan hebben druk bezig te zijn, terwijl je niks doet waar je echt beter van wordt. Druk zijn is niet hetzelfde als productief zijn. Hiervoor gebruik ik oranje. Dit zijn soms noodzakelijke zaken, zoals documenten doorsturen naar de verzekering, maar horen zeker geen focus van mijn leven te zijn. Running errands, zoals ze in het Engels zo bondig zeggen, blijkt meer tijd in te nemen dan je zou verwachten en wensen.

Die kleurcodes helpen me in één oogopslag te zien of alle doelen in balans zijn. Een week waarin alleen roze en oranje kleurtjes staan kan misschien wel geleid hebben tot het afstrepen van heel wat to do’s, maar zal niet zozeer bijgedragen hebben aan een gelukkig leven.

Mentale gezondheid bewaken in tijden van burn-out

Het systeem van het selecteren van doelen en het toekennen van kleurcodes is bijzonder geschikt voor het bewaken van je mentale gezondheid. Ten eerste vereist het maken van een bewuste selectie per definitie dat je ervoor kiest om dingen niet te doen. Vooral mensen die snel enthousiast worden, zijn geneigd om te veel hooi op hun vork te nemen. Bewust dingen loslaten of uitbesteden is essentieel als je jezelf niet wilt overbelasten. Daarnaast zorgt het systeem van de kleurcodes ervoor dat je niet alleen met werk bezig bent. Gezondheid, of gewoon (nutteloos) genieten is minstens even belangrijk voor je mentaal welzijn. Als je de kleuren die aan deze doelen gekoppeld zijn onvoldoende terugziet in je weekplanning, mag dit een alarmbelletje doen rinkelen. Grijp tijdig in!

Overregistreren?

Idealiter gebruik je een planner niet als een registratiesysteem, maar als een plansysteem. Als ik het plan niet gevolgd heb, ga ik toch de inhoud van de werkelijk bestede tijd noteren. Dit doe ik om een realistisch beeld te krijgen over mijn tijdsinvulling, maar ook omdat ik voor het project waarop ik werk moet bijhouden hoeveel tijd ik aan welke output besteed.

Leidt dit alles dan niet tot een dwangmatig overregistreren? Allerminst. Ik schrijf niet alles op. Alleen de belangrijke zaken noteer ik. Dit zijn dus grote clusters bestede tijd.

Ik noteer bijvoorbeeld dat ik 3 uur bezig geweest ben met het schrijven van een tekst. En ik noteer dat ik anderhalf uur gesport heb. Maar ik noteer niet dat ik naar het kopieerapparaat ben gelopen, een toiletpauze heb genomen, en een gesprekje heb aangeknoopt met een collega. Verschillende stukken in mijn planner zijn dus gewoon blanco. Bovendien ben ik groot voorstander van alles op zijn tijd gewoon zijn beloop te laten. Op vakanties laat ik mijn planner gewoon thuis. Ik hoef dan echt niet te noteren dat ik leuke en ontspannende dingen doe, en dat ik een leuk partijtje tennis heb gespeeld met mijn man bij wijze van lichaamsbeweging. Neen, je doet dingen dan gewoon omdat je er zin in hebt, en niet omdat je nog niet genoeg tijd hebt vrijgemaakt voor een bepaald ‘kleur’. Ook nu ik in moederschapsverlof ben, houd ik mijn doelen niet nauwgezet bij. Ik ga ervan uit dat deze tijd in het teken staat van een band opbouwen met mijn kindje, en dat andere zaken nu eventjes op de achtergrond verdwijnen.

De Purpuz Planner

Het systeem van doelen bepalen, en vervolgens per doel een kleurcode gebruiken, kan in principe in gelijk welk agenda- of plannersysteem met voldoende ruimte. Toch geef ik zelf al jaren de voorkeur aan de Purpuz Planner. Deze planner is redelijk groot, maar voorziet hierdoor voldoende ruimte voor complete weekoverzichten. Ideaal dus voor het systeem van de doelen met kleurcodes. Ik schreef al verschillende malen over de Purpuz Planner:

• Purpuz Planner review: is hij je tijd en geld waard?
• Het geheime wapen voor het succesvol afronden van grote projecten: de Purpuz Planner
• Een opgeruimd hoofd en een opgeruimde werkplaats: 7 doeltreffende strategieën

De Purpuz Planner is niet alleen een ideale planner om overzicht te houden over je doelen en bijhorende kleuren, maar helpt je ook actief aan de slag te gaan om deze doelen te bereiken.

Een voorbeeld is het maandelijks terugkomende reflectiemoment. Dit doet je even bewust stilstaan bij de stappen die je gezet hebt, en hoe je je in de toekomst kunt verbeteren.

Daarnaast is er ook op verschillende plaatsen ruimte gemaakt voor to do-lijstjes. Zo kan je per maand bekijken welke grote stappen er gezet moeten worden, en kan je per week vervolgens deze doelen opsplitsen in subdoelen. Hierbij wordt je ook aangezet om een realistische inschatting te maken van de benodigde tijd voor deze doelen.

De Purpuz Planner kan je aanschaffen in de Purpuz Webshop.

Conclusie

Je kan productief zijn en tegelijk je mentale gezondheid bewaken door de volgende strategie toe te passen

1. Selecteer de doelen die voor jou echt belangrijk zijn. Choose wisely.
2. Ken aan elk doel een kleur toe.
3. Maak gebruik van een planner om op een efficiënte manier tijd vrij te maken voor deze doelen. Kies bij voorkeur een planner met een weekoverzicht. Zo zie je in één oogopslag of alle kleuren voldoende vertegenwoordigd zijn.

Disclaimer: deze blog bevat een gekregen product. Ik kocht de planner echter ook al zelf, omdat ik hem elke dag gebruik en hij me helpt om mijn doelen te bereiken.