Voor mijn werk als onderzoeker ga ik geregeld op congres. Alsof het werk als onderzoeker nog niet interessant genoeg is, krijg je daarbovenop ook vaak de kans om je onderzoek aan een internationaal publiek voor te stellen. Het is één van de mooiste kanten van deze job. Je komt op plaatsen waar je anders niet snel zou komen, en je komt veel interessante mensen tegen.
Maar het is wel belangrijk om goed voorbereid te vertrekken, wil je alles uit de ervaring halen. Deze 7 checks moet je zeker maken voor je vertrekt:
1. Zet je afwezigheidsassistent aan
Tijdens mijn vorige congressen maakte ik de fout om mijn e-mail afwezigheidsassistent niet aan te zetten. Je bent misschien wel aan het werk op congres, maar het is een misvatting om te denken dat dit dan ook betekent dat je makkelijk op je mails kunt antwoorden. Het gevolg was dat mijn mailbox volliep met mailtjes, en ik niet snel genoeg kon antwoorden op vragen. Frustrerend voor mij, en frustrerend voor de afzender.
Op congres ben je de hele dag door bezig met sessies te volgen, zelf te presenteren, discussies aan te gaan, te netwerken, en zelfs ’s avonds is de werkdag niet echt voorbij. Vaak ga je nog mee naar een netwerkdiner, of sluit je aan bij een geplande activiteit. Daarnaast is het ook belangrijk om af en toe een rustmoment in te lassen, wil je er met je hoofd nog bijblijven. En ook met je geliefde of familie wil je ’s avonds wel eens skypen. Je mails beantwoorden gebeurt in het beste geval tussendoor, en in het slechtste geval niet.
Het is dus raadzaam om je afwezigheidsassistent aan te zetten, en te vermelden dat je slechts sporadisch je mails zal kunnen bekijken tijdens een bepaalde periode.
2. Neem je visitekaartjes mee
Niks staat zo klungelig als ergens op een beduimeld papiertje je contactgegevens noteren. Pak het meteen goed aan, en zorg dat je visitekaartjes bij je hebt. Misschien ontmoet je wel een onderzoeker met wie je in de toekomst wilt samenwerken. Een visitekaartje is dan meteen een professionele start van de samenwerking.
Lees ook: pro tips voor het optimaal gebruiken van je visitekaartje
3. Zorg voor voldoende stekkeromvormers
Je zou de eerste niet zijn die een hoop opladers en kabels meesleurt, om dan op de plaats van bestemming vast te stellen dat de stekkers anders zijn dan thuis. Het is daarom raadzaam om een stekkeromvormer mee te hebben. Indien mogelijk, is het zelfs handig om meer dan één omvormer bij te hebben. Stel dat je werkt op een laptop die net een lage batterij heeft, en tegelijk ook je telefoon moet opladen voor een skype-gesprek,… Meer dan één stekkeromvormer is niet noodzakelijk, maar is wel ontzettend handig.
Lees ook: deze 4 items zijn onmisbaar in de valies van de zakenreiziger
4. Overloop keynote speakers en auteurs die in jouw onderzoeksdomein iets presenteren
Het is slim om op voorhand eens te overlopen wie de keynote speakers zijn, en als je ze niet kent op te zoeken wat hun expertise is. Het programma staat vaak ver op voorhand vast, dus je kan ook makkelijk zoeken wie er nog met jouw thema bezig is. Herken je sommige namen? Refereer je naar iemands werk? Knoop dan op het congres zeker een gesprek aan!
5. Zorg ervoor dat je werk in je handbagage zit
De uren die je op het vliegtuig besteedt wil je misschien nuttig invullen door te werken. Dit kan natuurlijk alleen als het benodigde materiaal in je handbagage zit. Je laptop steek je sowieso in je handbagage, maar denk ook aan notitieschriftjes, rapporten, boeken, en dergelijke. Je werk bij je hebben op het vliegtuig garandeert ook dat je geen paniekaanval krijgt bij het idee dat je werk zou verloren gaan door zoekgeraakte ruimbagage.
6. Zoek een aantal toeristische trekpleisters op
Hoezo? Je gaat toch naar een congres om werkgerelateerde redenen, en niet om de toerist uit te hangen? Dat is het hoofddoel, ja. Maar vergeet niet hoe belangrijk informele gesprekken kunnen zijn. Als je naar een vreemd land of vreemde stad gaat, is het juist leuk om een aantal aanknopingspunten te hebben tijdens een conversatie. En daarnaast is het ook altijd fijn om iets mee te krijgen van de bezienswaardigheden uit de regio die je bezoekt.
7. Bedenk wat je terug mee naar huis wilt nemen
Het is belangrijk om stil te staan bij wat je terug mee naar huis wilt nemen. En neen, dan heb ik het niet over de Apple producten die goedkoper zijn in de USA. Een congres lijkt een goed idee omdat je er van alles uit kunt halen (en dit klopt vaak ook), maar als je de zaken aan het toeval overlaat, is de kans groot dat het congres minder nuttig voor je is dan gedacht.
Het eerste congres dat ik bezocht was in Finland, en ik heb er zo goed als alle sessies en activiteiten bijgewoond zonder goed te weten wat ik er nu juist mee wou bereiken. Alles was nog nieuw, en ik wilde vooral zoveel mogelijk informatie opnemen. Op zich is dit niet verkeerd, maar het loont vaak meer om een duidelijkere doelstelling voor ogen te houden. Wil je inspiratie opdoen voor een bepaalde studie? Contra-intuïtieve resultaten bespreken met anderen? Kijken naar de mogelijkheden voor een bepaalde samenwerking? Je onderzoeksproject op de kaart zetten? Denk hierover na, en de kans is groter dat je met een tevreden gevoel naar huis terug keert.
Ben jij al op congres geweest? En hoe heb jij jezelf hierop voorbereid? Laat het weten in een reactie!
Bron afbeelding: Unsplash